MATRIX MSZ EN ISO 9001:2009 szerinti minőségirányítási rendszer audit és tanúsítás

 

Tanúsítási folyamat

 

A MATRIX az auditokat három éves ciklussal végzi.

Ennek kezdeti szakaszában a Kezdeti audit két szakasza zajlik le, majd ezt követően a

Tanúsítvány kiadással zárul a kezdeti audit. A három éves szakaszban két felügyeleti audit

is zajlik, a tanúsítvány érvényességi idejének további két éve alatt.
Amennyiben az ügyfél a Minőségirányítási rendszerét a három éves érvényességi időt követően

újra akarja tanúsíttatni, megújító auditon vesz részt, amelyet a követő két évben újra

felügyeleti auditok követnek.
A MATRIX írásos jelentést készít minden vizsgálatról. Ebben szerepelhetnek fejlesztési

javaslatok is, de konkrétumok nélkül is elkészülhet a jelentés. Nem megfelelőség feltárása

esetén a MATRIX megköveteli az ügyfelektől az okok elemzését és helyesbítő intézkedések

kivitelezését. A MATRIX megvizsgálja, hogy az ügyfél által tervezett helyesbítő intézkedések

elfogadhatóak-e.
A MATRIX közli az ügyféllel, ha az eredményes audithoz arra van szükség, hogy további

dokumentumokat mutasson be. A MATRIX még döntéshozatal előtt meggyőződik arról, hogy az

ügyfél megkapta-e a megfelelő mennyiségű információt, és megvizsgálja, hogy az ügyfél

átvizsgálta és elkészített az összes nem megfelelőség kapcsán a helyesbítéseket.

Kérelem és kiértékelése

Ki kérelmezhet MATRIX ISO 9001 auditot?

- Tevékenységi köre a MATRIX által a NAT-nak beadott EA kódok közé besorolható

- Már legalább három hónapja működteti ISO 9001 szerinti minőségirányítási rendszerét, és van lefolytatott belső auditja és vezetőségi átvizsgálása

A folyamat az ügyfél részéről indított kérelemmel indul.
Az ügyféltől a következő adatokat kéri be a MATRIX:
• tanúsítvány kívánt alkalmazási területe;
• a kérelmező szervezet általános jellemzői, beleértve a nevét, telephelyeit,

folyamatainak és tevékenységeinek jelentős szempontjait és minden idevonatkozó jogi

kötelezettségét;
• általános információ a kérelmező szerinti alkalmazási területről, a kérelmező

szervezetről például tevékenységeiről, emberi és műszaki erőforrásairól, funkcióiról,

részvételéről egy nagyobb területen;
• információ minden, alvállalkozásba kiadott folyamatról, amely befolyásolhatja a

követelményeknek történő megfelelést;
• azon szabványok, amely szerint a kérelmező szervezet a tanúsítást kéri;
• információ az irányítási rendszerrel kapcsolatban igénybe vett tanácsadásról.
Szerepeltetni kell azt is, ha a szervezet korábbról rendelkezik minőségirányítási rendszer

tanúsítvánnyal.

A kérelmet a MATRIX átveszi, és kiértékeli. A kiértékelés során a minőségirányítási vezető

kijelöli az auditor csoportot, és meghatározza az audit időszükségletét a NAR-IAF-MD5

alapján. Ez a dokumentum tartalmazza az audit elvállalására vonatkozó döntést is.
A minőségirányítási vezetőből és az ügyvezetőből álló bizottság ezt követően elkészíti az

audit és tanúsítási folyamat árajánlatát.

Az ajánlat elfogadása esetén a Titkárságvezető elkészíti az auditor csoport és az esetleges

szakértők Megbízóleveleit, amelyet az Ügyvezető szignál, és kiosztja az auditor csoport

tagjainak.

Ezzel egy időben az ügyvezető elkészíti a szerződést és elküldi a tervezetet az ügyfélnek.

Az elfogadás esetén a szerződés

kétoldalú aláírása következik be.

- Kezdeti tanúsítási audit

- Első szakasz

A kezdeti tanúsítási auditot a MATRIX két szakaszban végzi el.
Az első szakasz a következő lépésekből áll:
• dokumentáció átvizsgálása;
• területi elhelyezkedés vizsgálata;
• ügyfélnél tapasztalható helyzet feltárása és annak a vizsgálata, mennyire értették

meg a szabvány követelményeit, különösen az irányítási rendszer működése kapcsán;
• szükséges információ összegyűjtése az irányítási rendszer alkalmazási területéről

folyamatairól és helyszínéről jogszabályi szempontokról és ezek teljesüléséről;
• az ügyfél erőforrásainak átvizsgálása a kezdeti audit második szakaszának

elvégzéshez és meg kell állapodni a második szakasz részleteiről;
• a második szakasz megtervezése az információk tükrében;
• annak vizsgálata, hogy az ügyfél tervezett-e belső auditot és vezetőségi

átvizsgálást, illetve ezeket elvégezte-e.
A MATRIX megállapítja, hogy cég a követelménynek megfelel-e, illetve, hogy a folyamatok és

eljárások meghatározásra kerültek-e, fenntartásuk mennyire eredményes.
Amennyiben ellentmondás lelhető fel az átvizsgált dokumentumokban, a MATRIX már ebben a

szakaszban közölheti az ügyféllel.
Mindezekről a MATRIX feljegyzést készít. Ebben szerepel, hogy a dokumentációvizsgálat alapján a második szakasz

lefolytatása megkezdhető-e.

- Audit terv

Amennyiben az audit első szakasza a minőségirányítási rendszert a dokumentumok alapján

megfelelőnek találja, a MATRIX vezető auditor előkészíti a MATRIX audit program és tervet,

melyet a vezető auditor a követelményrendszer (F61-1 feljegyzés) alapján készít el. Az Audit terv kialakításakor és annak minden

későbbi kiigazításakor a MATRIX figyelembe veszi az ügyfél szervezetének nagyságát,

irányítási rendszerének alkalmazási területét és bonyolultságát, a terméket, a folyamatokat,

az irányítási rendszer alkalmasságát, valamint azt is, hogy mennyi munkát kell elvégezni az

adott cégnél. Az audit terv tartalmazza az audit várható időbeni lefolyását és a lépéseit.
Az audit tervben a MATRIX ismerteti az ügyféllel az auditor csoport tagjainak nevét, és

kérésre információkat is szolgáltat a személyekről, lehetővé téve, hogy az ügyfél

megfogalmazza esetleges ellenvetését.
Több telephely vizsgálata esetén a MATRIX több telephelyről vett mintával végzi az auditot,

amely minden esetben mintavételi program elkészítésével jár, amelyet a MATRIX indokol is.
Az audit csoport feladatait a minőségirányítási vezető által kijelölt audit csoport részére

a vezető auditor határozza meg.

- Második szakasz

A második szakasz célja az irányítási rendszer és eredményességének értékelése. Az ügyfél

telephelyén kerül lefolytatásra.
A következő teendőket foglalja magában:
• információ vagy bizonyíték gyűjtése a vonatkozó szabvány minden követelményének

teljesítése kapcsán;
• tevékenység figyelemmel kísérése mérése, jelentések és átvizsgálások a teljesítmény

fő céljairól és előirányzatairól;
• az ügyfél irányítási rendszerének és működésének megítélése a jogszabályok

teljesülése szempontjából;
• az ügyfél folyamatainak üzemi ellenőrzése;
• belső audit és vezetőségi átvizsgálás áttekintése;
• a vezetőség felelősségi kérdésének feltárása az ügyfél politikájának

megvalósulásáért;
• kapcsolatok feltárása a rendelkező követelmények, a politika, a célok és

előirányzatok, az idevonatkozó törvényi követelmények, felelősségek, a személyzet

felkészültsége, a műveletek, eljárások, teljesítmény-adatok, belső auditok megállapításai és

következtetései között.
A helyszíni auditon minden auditor és szakértő Audit jegyzőkönyvet készít , gépen vagy kézzel írott formában.
Az auditot követően a vezető auditor elkészíti az audit jelentést , amelyben szerepelteti az audit következtetéseit. Ezzel

együtt elkészíti a Megállapítások jegyzékét és az eltéréslapokat.
A MATRIX az alábbi eltéréstípusokat különbözteti meg:
Típus:
• E: enyhe nem megfelelőség: helyesbítő intézkedéssel javítható
• S: súlyos nem megfelelőség: tanúsítvány kiadását akadályozza
• T: eltérés: szabványpontoktól való eltérés, melynek javítása a következő

felülvizsgálatig javasolt
• F: Fejlesztési javaslat: nem feltétlenül végrehajtandó, az optimális működésre

vonatkozó javaslat

A kezdeti audit következtetéseit a MATRIX az eredmények ismeretében hozza meg.
A MATRIX-nál, az auditot végző, és a tanúsítványról döntő személyek különböznek, nem ugyanaz

auditál, aki dönt a tanúsítvány odaítéléséről.
A tanúsítási döntést a MATRIX az alábbiak ismeretében hozza meg:
• vizsgálati jelentések;
• megjegyzések a nem megfelelőségekhez, ha vannak ilyenek, akkor a helyesbítések és

ezek eredménye;
• a MATRIX-hoz benyújtott információk;
• ajánlás a tanúsítás megadására vagy visszavonására az audit csoport vezetője

részéről.
A tanúsítási döntést a MATRIX dokumentálja.
Amennyiben a tanúsítási döntés pozitív, A MATRIX kiadja és honlapján közzéteszi a

Tanúsítványt, valamint jelhasználati

megállapodást köt az ügyféllel.
Negatív tanúsítási döntés esetén a MATRIX nem ad ki tanúsítványt, hanem szerepelteti az

Eltéréslapon, hogy nem adható ki Tanúsítvány.

- Felügyeleti audit

A felügyeleti tevékenységet a MATRIX úgy dolgozza ki, hogy a jellemző területeket és

funkciókat, valamint az ügyfélnél és annak irányítási rendszerében bekövetkezett

változásokat rendszeresen figyelemmel tudja kísérni.
A felügyeleti tevékenység során a MATRIX mindenképpen sort kerít helyszíni auditra is. Ezen

kívül a következő tevékenységmátrixból választ:
• az ügyfélnek feltett kérdések az audit szempontjaival kapcsolatosan;
• az ügyfél nyilatkozatainak átvizsgálása tevékenységeivel kapcsolatosan;
• ügyfélhez intézett felkérések dokumentumok és feljegyzések bemutatására;
• egyéb eszközök a tanúsított ügyfél figyelemmel kísérésére.
A felülvizsgálati auditok olyan helyszíni vizsgálatok, amelyek nem feltétlenül terjednek ki

az egész rendszerre.
A felügyeleti audit programja a következők vizsgálatából áll:
• belső auditok és vezetőségi átvizsgálás;
• előző auditok során felfedett nem megfelelőségek követése;
• a panaszok kezelése;
• irányítási rendszer eredményessége a tanúsított ügyfél céljainak elérésében;
• folyamatos fejlesztésre irányuló tervezett tevékenységekben történt haladást;
• működés folyamatos ellenőrzése;
• változások átvizsgálása;
• jelek és/vagy más hivatkozások alkalmazása a tanúsított státusszal kapcsolatosan
A felügyeleti auditot a MATRIX legalább évente egyszer elvégzi. (A kezdeti tanúsítás

befejezésétől számított 12 hónapon belül le kell folytatni a felügyeleti vizsgálatot).
A felügyeleti audit során a MATRIX a következő dokumentumok készülnek:
• F100/1 Projektmenedzsment dokumentumai/03 Ajánlat
• F100/1 Projektmenedzsment dokumentumai/04 Megbízólevelek
• F100/1 Projektmenedzsment dokumentumai/05 Szerződés
• F100/2 Audit dokumentumai/02 Audit terv
• F100/2 Audit dokumentumai/03 Audit jegyzőkönyvek
• F100/2 Audit dokumentumai/04 Audit Jelentés
• F100/2 Audit dokumentumai/05 Megállapítások jegyzéke és eltéréslapok
Amennyiben az ügyfél megfelel az audit követelményeinek, a MATRIX tanúsított státuszt

fenntartja. A felügyeleti audit eredménye a vezető auditor javaslata arra vonatkozóan, hogy

a MATRIX a tanúsítványt fenntartsa-e a jövőben.
Ellenkező esetben: amennyiben a MATRIX talál olyan nem megfelelőséget, amely alapján a

tanúsítvány visszavonandó, a MATRIX lefolytat egy átvizsgálást, (amelynek személyzete

különbözik az auditot végzőétől), annak megállapítására, hogy a tanúsítvány fenntartható-e.

- Megújító audit

A megújító auditot a MATRIX megtervezi, és úgy végzi el, hogy a vonatkozó dokumentum minden

követelményének folyamatos teljesülését értékelje.
A megújító audit célja annak megerősítése, hogy a rendszer egésze folyamatosan megfelel a

követelményeknek, és eredményes, valamint továbbra is megfelelő és alkalmazható a tanúsítás

alkalmazási területén.
A megújító audit során az irányítási rendszer értékelésén túl az eddigi vizsgálatok

megállapításai kapcsán tett helyesbítő intézkedéseket is értékeli a MATRIX.
Több telephely esetén mintavételesen értékeli a MATRIX a telephelyeken a megfelelőséget.
A megújító audit során a MATRIX a helyszínen a következőket ellenőrzi:
• irányítási rendszer egészének eredményessége a belső és külső változások tükrében;
• bizonyított elkötelezettség az irányítási rendszer eredményességének fenntartására

és fejlesztésére;
• a tanúsított irányítási rendszer működése hozzájárul-e a szervezet politikájának,

céljainak megvalósításához.
A megújító audit során egyebekben a 2.2 – Kezdeti tanúsítás fejezetben szerepeltett

dokumentumminták használatosak.
Nem megfelelőség esetén a MATRIX kitűzi a határidőket a helyesbítésre, amelyet be kell

vezetni még a tanúsítás lejárta előtt.
A folyamat végén a MATRIX döntést hoz a tanúsítás megújításához, és kibocsájtja a

Tanúsítványát.

- Rendkívüli auditok

Rendkívüli auditot a MATRIX a következő esetekben végez:
• Jelentős változások az auditált területen (a létszámban, telephelyben, vagy az

auditált tevékenységben bekövetkező jelentős változás)
• Panasz kivizsgálása esetén döntés szükséges, hogy a rendkívüli audit szükséges-e.
Mivel az ügyfél rendkívüli audit esetén nem tiltakozhat a csoporttagok ellen, ezért a MATRIX

különös gonddal jelöli ki az auditcsoportot.
Az auditcsoport kijelölését a minőségirányítási vezető végzi. A pártatlanságot felügyelő

bizottság ellenőrzi a pártatlanságot. A rendkívüli audit végeztével a vezető auditor

javaslatot tesz az ügyvezetőnek a tanúsítvány fenntartása kapcsán. A tanúsítvány

megújításáról dokumentált döntés születik, amelyet az ügyvezető jegyez.

- A tanúsítvány felfüggesztése, visszavonása vagy alkalmazási területének szűkítése

A MATRIX, amennyiben felmerül, hogy az ügyfél a tanúsítványt nem megfelelően használta fel,

felfüggesztheti, visszavonhatja vagy szűkítheti a tanúsítványt. Az ilyen döntések esetén a

döntést közzé is teszi, annak okait az ügyféllel közli.
Fel kell függeszteni a státuszt például:
• ha az ügyfél tanúsított irányítási rendszere folyamatosan vagy jelentősen megszegi a

tanúsítási követelményeket, beleértve az irányítási rendszer eredményességének

követelményeit;
• tanúsított ügyfél nem teszi lehetővé a felügyeleti vagy megújító audit elvégzését a

megfelelő időközönként;
• önként felfüggesztést kért a tanúsított ügyfél.
A felfüggesztés alatt az irányítási rendszer tanúsítása időlegesen érvénytelen. A MATRIX

ilyenkor megállapodik az ügyféllel, hogy ilyen felfüggesztés esetén nem propagálja a

tanúsított státuszt.
Amennyiben a felfüggesztés során a MATRIX által kitűzött kérdések nem oldódtak meg, akkor

MATRIX a tanúsítást visszavonja, vagy alkalmazási területét szűkíti.
Amennyiben az ügyfél folyamatosan vagy jelentősen megszegte követelményeket a tanúsítás

alkalmazási területének egyes részeire akkor a MATRIX szűkíti az ügyfél tanúsításának

alkalmazási területét úgy, hogy kizárja azt a területet, amely nem elégíti ki a

követelményeket. Ilyen szűkítést a MATRIX csak akkor foganatosít, ha az összhangban van a

tanúsításhoz alkalmazott szabvány követelményeivel.
A MATRIX közli az ügyféllel a visszavonás feltételeit, és biztosítja, hogy az ügyfél ezt

követően nem hirdeti, sehol nem teszi közzé a tanúsított állapotát.
Bármely érdeklődő részére a MATRIX átadja az információt, hogy egy ügyfél tanúsított-e, vagy

felfüggesztésre, szűkítésre került-e a tanúsított státusz.
A feltételeket a titkárságvezető ellenőrzi, a felfüggesztésről szóló döntést az ügyvezető

hozza meg, szükség esetén bevonva az auditor csoportot a döntésbe.

 

Minta kérelem innen is letölthető:

Kérelem_minta

 

 

 

Panaszok és fellebbezések

 

Az ügyfeleknek lehetősége van panaszt benyújtani a MATRIX működésével kapcsolatosan.
A fellebbezést, vagy panaszt a MATRIX ügyvezetőjének címezve, cégszerűen aláírva kell benyújtani. A fellebbezésnek, vagy panasznak tartalmaznia kell a fellebbezés, vagy panasz tárgyát és minden olyan indokot, amely a döntés esetleges helytelenségének bizonyítékául szolgál (mellékletben becsatolva minden olyan dokumentumot, amely a fellebbezést alátámasztja).
A fellebbezés, panasz, vitás kérdés elbírálásával kizárólag olyan személyek foglalkozhatnak, akik a korábbi döntéshozatalban nem vettek részt. Nem vettek részt az adott kérelmezőnek, vagy a kérelmezőhöz tartozó szervezetnek végzett bárminemű egyéb, a pártatlan döntést befolyásoló tevékenységében, a felkérést megelőző két évben.
A fellebbezőt, vagy panaszost a MATRIX az eljárás megkezdése előtt tájékoztatja a fellebbezést, panaszt, vitás kérdést elbíráló bizottság összetételéről. Amennyiben a fellebbező a bizottság valamely tagja ellen kifogást emel, úgy a MATRIX új tagot von be.
A bizottság kivizsgálja a fellebbezés tárgyát képező eljárással kapcsolatos valamennyi dokumentum tartalmát, azok teljességét és helytállóságát. A MATRIX a döntés alapján megteszi a szükséges intézkedéseket, és erről értesíti a megbízót.
Ha a megbízó a fellebbezés, panasz, vitás kérdés eredményét sem fogadja el, jogait polgári peres eljárás keretében érvényesítheti a MATRIX-szal szemben.
A tanúsítási döntések kapcsán benyújtott fellebbezésekről:

A MATRIX a tanúsítási döntések kapcsán az ügyféltől érkező formalizált fellebbezést átveszi, kiértékeli és dönt arról. A fellebbezést a Titkárságvezető vagy az Ügyvezető fogadja.
A A fellebbezést írásban kell benyújtani személyesen vagy tértivevénnyel postai úton az MATRIX 2040, Budaörs, Szabadság út 290. cím alatt található tanúsítási szervezethez. A borítékon fel kell tüntetni, hogy "Fellebbezés".
A fellebbezést a titkárságvezető megküldi a Pártatlansági Bizottság vezetőjének, aki 3 fős fellebbezési bizottságot jelöl ki az ügy kivizsgálására. A tagok semmilyen kapcsolatban nem lehetnek a fellebbezést benyújtó féllel, ezt a pártatlansági bizottság vezetőjének írásban is rögzítenie kell. A fellebbezési bizottság az audit anyagokhoz hozzáfér. A fellebbezés nem okoz megkülönböztetést a fellebbezővel szemben.
A MATRIX írásban nyugtázza fellebbezés átvételét és közli az ügyféllel a fellebbezési bizottság összetételét is. A fellebbezési folyamat maximum 30 munkanapig tarthat. Ezalatt a bizottságnak kell alakítani egy határozatot, melynek eredménye kétféle lehet:
• elutasító határozat, a döntés indoklásával;
• elfogadó határozat a helyesbítő és megelőző intézkedésekkel.
A fellebbezési bizottság határozatát a MATRIX titkárságvezető írásban megküldi az ügyfélnek.